201505.15
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Digitales Fahrtenbuch für das Finanzamt unter Schutz der Privatsphäre

Exemplarisch ADC – AutoDataControl –  ein Digitales Fahrtenbuch für das Finanzamt unter Schutz der Privatsphäre

Fahrzeuge beruflich und steuerlich optimal nutzen, holen Sie aus Ihren Daten mehr raus und schützen Ihre persönlichen Daten

digitales-fahrtenbuch-elektronischesEin zurückliegender Verwaltungserlass der OFD Rheinland und Münster gibt wichtige Hinweise für die steuerliche Anerkennung elektronischer Fahrtenbücher, welche auch „Digitales Fahrtenbuch“ genannt werden.
Ein elektronisches Fahrtenbuch wird von der Finanzverwaltung nur anerkannt, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse ableiten, bzw.wenn sich diese wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen. Nachträgliche Veränderungen müssen nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen sein oder zumindest in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert und offen gelegt werden.

Nach diesen Maßstäben ist ein digitales Fahrtenbuch, bzw. ein mit Excel geführtes digitales Fahrtenbuch kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch (vgl. BFH, Urteil vom 16.11.2005, VI R 64/04, BStBl 2006 II S. 410).

Ergänzungen sind innerhalb von 7 Tagen vorzunehmen

Aufzeichnungen dürfen nachträglich nicht mehr veränderbar sein

Insbesondere hat die Finanzverwaltung nun darauf hingewiesen, dass die eindeutige Kennzeichnung von geänderten Eingabedaten sowohl in der Anzeige des elektronischen Fahrtenbuchs am Bildschirm als auch in seinem Ausdruck unverzichtbare Voraussetzung für die Anerkennung eines elektronischen Fahrtenbuchs ist. Es muss darüber hinaus sichergestellt sein, dass die Daten des elektronischen Fahrtenbuchs bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist für ein Fahrtenbuch unveränderlich aufbewahrt und (ggf. wieder unverändert) lesbar gemacht werden können. Bei eventuellen Änderungen müssen die Änderungshistorie mit Änderungsdatum/-daten und (jeweils) ursprünglichem Inhalt ersichtlich sein. WICHTIG DABEI AUCH: die Änderungshistorie darf nicht nachträglich veränderbar sein.

Digitales Fahrtenbuch – Praxishinweise zum Einsatz elektronischer Fahrtenbücher

  • Datenzugriff bei Betriebsprüfungen: Das im Rahmen einer Außenprüfung bestehende Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung erfasst auch elektronische Fahrtenbücher einschließlich der maschinellen Auswertbarkeit der Fahrtenbuchdaten.
  • Dokumentation etwaiger GPS-Abweichungen: Bei einem elektronischen Fahrtenbuch sind die GPS-Ermittlung der Fahrtstrecken und die dadurch entstehende Abweichung vom Tachostand des Fahrzeugs grundsätzlich unbedenklich. Die Finanzverwaltung empfiehlt aber den tatsächlichen Tachostand im Halbjahres- oder Jahresabstand zu dokumentieren.
  • Fahrtenbuch auf Tauglichkeit prüfen (lassen): Für ein digitales Fahrtenbuch, bzw. für die Anerkennung einer  elektronischen Fahrtenbuch-Software besteht kein Zertifizierungsverfahren. Die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Fahrtenbücher bleibt deshalb immer einer Einzelfallprüfung vorbehalten, die regelmäßig im Rahmen der Lohnsteuer-Außenprüfung vorgenommen wird.
    Alternativ kann z. B. auch einen Monat lang das elektronische Fahrtenbuch geführt und dann dem Finanzamt zur Prüfung vorgelegt werden. So kann man sich vergewissern, ob das Finanzamt das (elektronische) Fahrtbuch anerkennt.
    (Quelle: Oberfinanzdirektionen Rheinland und Münster, Kurzinfo für den Lohnsteuer-Außendienst Nr. 02/2013 vom 18.02.2013)

Effizienzsteigerung
Aufwand zum Fahrtenbuch erstellen anhand des Eingangs vorstehend erwähnten Beispiels ADC – AutoDataControl

Information Grad der Optimierung
Fahrdaten 100 % automatisch
Zielerkennung 100 % automatisch ab dem 2. Besuch
Grund der Fahrt 100 % automatisch bei Wiederholungen
Ziel / Grund 1x für jedes neue Projekt erfassen
Wichtige Arbeiten Zeitnahe Kontrolle und Erfassung neuer Projekte
Ziel Konflikte Ziele am gleichen Ort sind manuell auszuwählen

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